Введення в бізнес-аналіз та процесний фреймворк бізнес-аналітика

Однією з найпоширеніших проблем, які я бачу в професії бізнес-аналітика, є боротьба за те, щоб допомогти зацікавленим сторонам зрозуміти цінність функцій бізнес-аналітика в будь-якому проекті, і, відверто кажучи, завоювати довіру до цієї ролі. 

Варто лише сказати, що мені знайоме це відчуття, ніби маєш постійно пробивати собі шлях до бізнес-аналізу.

Я також розумію, який тиск ви відчуваєте, намагаючись завершити роботу в умовах браку часу та аналізу. Я стикалась з цим багато разів впродовж своєї кар’єри, на свій превеликий жаль.

Це неймовірно важко – завжди бути тим, хто гальмує процес, і страшенно важко продовжувати ставити питання, коли здається, що всі інші вже все з’ясували.

(Спойлер: це не так).

Але ми з вами знаємо глибоко в душі, що зробимо ведмежу послугу нашим проектам, командам та компаніям, якщо не проведемо належний аналіз та не поставимо питань.

Коли закрадається невпевненість у собі, вам потрібна структура, на яку можна спиратись. Фреймворк, який скерує вас та допоможе впевнитись, що ви рухаєтесь у вірному напрямку. 

Саме про це йдеться у нашому процесному фреймворку з 8 кроків, якому ми навчаємо у Bridging the Gap.

Давайте розглянемо кожен з 8 кроків детальніше.

Крок 1 – Зорієнтуйтеся

Часто від нас, бізнес-аналітиків, очікують, що ми зануримося в проект і почнемо робити свій внесок якомога швидше, щоб досягти позитивного результату. Часом проект перебуває вже на стадії втілення. Часом є розмиті уявлення про сутність або мету проекту. Як бізнес-аналітики, ми стикаємося з великою кількістю невизначеності, і наша робота полягає в тому, щоб якнайшвидше прояснити обсяг, вимоги та бізнес-цілі.

Але це не означає, що є сенс одразу ж заглиблюватись у детальні вимоги. Скоріш за все, такий підхід призведе до швидкого старту в хибному напрямку.

Витративши трохи часу – чи то кілька годин, чи кілька днів, чи, в крайньому випадку, кілька тижнів  – на те, щоб зорієнтуватися, ви зможете не лише швидко просунутися вперед, але й стати ефективним і впевненим учасником проекту.

Ваші основні обов’язки в рамках цього кроку включають:

• Визначення ролі бізнес-аналітика, щоб упевнитися, що ви створюєте результати, які відповідають потребам зацікавлених сторін. (Щоб краще зрозуміти роль бізнес-аналітика, обов’язково відвідайте наш безкоштовний воркшоп “Швидкий старт до успіху в якості бізнес-аналітика“).
• Виявлення основних зацікавлених сторін, які будуть залучені до визначення бізнес-цілей та обсягу проекту, а також будь-яких експертів з предметної області, з якими слід проконсультуватися на ранній стадії проекту.
• Розуміння історії проекту, щоб ненавмисно не повторити роботу, яка вже була виконана, або не переінакшити раніше прийняті рішення.
• Розуміння існуючих систем і бізнес-процесів, щоб мати достатньо чітке уявлення про поточний стан, який потребує зміни.

Саме тут ви, так би мовити, дізнаєтесь як дізнатись, що ви не знаєте, що чогось не знаєте. На цьому етапі ви отримуєте інформацію, необхідну для успішної та ефективної роботи в контексті конкретного проекту.

Крок 2 – Визначте Основні Бізнес Цілі

Дуже часто бізнес-аналітики та менеджери проектів одразу ж переходять до визначення обсягу робіт. Однак це може призвести до зайвих проблем. Виявлення та досягнення згоди щодо бізнес-потреб на ранніх етапах проекту, ще до того як визначено його обсяг, є найшвидшим шляхом до успішного проекту.

Ваші ключові обов’язки на цьому етапі включають:

• Виявлення очікувань основних зацікавлених сторін – по суті,  з’ясування потреби, що стоїть за проектом. (Наш майстер-клас з бізнес-аналізу охоплює 7 різних технік бізнес-аналізу, які можуть бути використані в рамках цього відкриття.)
• Узгодження суперечливих очікувань, щоб розпочати проект з бізнес-цілями, які однаково розуміються бізнес-спільнотою, а не є унікальними з точки зору однієї особи.
• Забезпечення бізнес-цілей, які є зрозумілими та дієвими, що надасть проектній команді імпульс і контекст при визначенні обсягу робіт, а пізніше –  й детальних вимог.

Виявлення основних бізнес-цілей створює базу для визначення обсягу робіт та допомагає впевнитись, що в результаті ви не отримаєте рішення, яке вирішує не ту проблему, або навіть гірше – рішення, яке ніхто не може визначити як успішне чи провальне.

Крок 3 – Визначення обсягу робіт

Чітке і повне визначення обсягу робіт дає вашій проектній команді концепцію подальших дій для реалізації бізнес-потреб. Обсяг робіт робить бізнес-потреби відчутними, що дозволяє різним учасникам проектної команди зрозуміти свій внесок у проект та у його реалізацію.

Ваші ключові обов’язки на цьому етапі включають:

• Визначення підходу до рішення для визначення характеру та обсягу необхідних змін у технологіях і бізнес-процесах в рамках реалізації рішення для досягнення основних бізнес-цілей.
• Розробка документу про обсяг робіт та його обговорення з ключовими зацікавленими сторонами в бізнесі та технологіях, доки вони не будуть готові підписати документ або приєднатися до нього.
• Підтвердження бізнес-кейсу, щоб переконатися, що для вашої організації все ще є сенс інвестувати в проект.

Обсяг робіт не є планом реалізації, але він є наріжним каменем, який спрямовує всі наступні кроки процесу бізнес-аналізу, а також завдання інших учасників проекту.

Крок 4 – Сформулюйте план бізнес-аналізу

Ваш план бізнес-аналізу внесе ясність у процес бізнес-аналізу, який буде використаний для успішного визначення детальних вимог до цього проекту. Ваш план бізнес-аналізу дасть відповіді на багато питань для вас і вашої проектної команди.

Ваші ключові обов’язки на цьому етапі включають:

• Підбір оптимальних типів результатів бізнес-аналізу, враховуючи обсяг робіт, методологію та інші ключові аспекти контексту проекту.
• Визначення конкретного переліку результатів бізнес-аналізу, який повністю покриє обсяг робіт, та визначення зацікавлених сторін, які братимуть участь у створенні та перевірці кожного результату.
• Визначення термінів завершення роботи над результатами бізнес-аналізу.

За відсутності надійного і реалістичного плану у вас може бути певний набір очікувань, які часто виявляються нереалістичними, оскільки вони не в повній мірі враховують все те, що входить у визначення детальних вимог.

Крок 5 – Визначте детальні вимоги

Детальні вимоги надають вашій команді розробки інформацію, необхідну для реалізації рішення. Вони роблять сферу застосування реалістичною.

Без чітких, стислих і дієвих детальних вимог команди впровадження часто розгублюються і не можуть розставити крапки над “і” таким чином, щоб реалізувати початкове бізнес-обґрунтування проекту.  

Ваші ключові обов’язки на цьому етапі включають:

• Збір інформації, необхідної для розуміння того, що саме бізнес-спільнота хоче отримати від конкретної функції або зміни процесу.
• Аналіз знайденої інформації та використання її для створення першого проекту одного або декількох результатів бізнес-аналізу, що містять детальні вимоги до проекту.
• Перегляд і затвердження кожного результату з відповідними бізнес- і технологічними зацікавленими сторонами, а також постановка запитань, щоб заповнити будь-які прогалини.

Ефективні бізнес-аналітики свідомо визначають послідовність своїх результатів, щоб бути максимально ефективними у просуванні проекту вперед. Звертаючи увагу на критичний шлях проекту, зменшуючи невизначеність і складність, а також генеруючи швидкі перемоги, слід враховувати всі фактори при визначенні послідовності ваших результатів.

Крок 6 – Підтримка технічної реалізації

У типовому проекті, в якому працює бізнес-аналітик, значна частина рішення передбачає створення, налаштування та розгортання програмного забезпечення командою технічного впровадження. Під час технічного впровадження вам доведеться виконати багато корисних завдань з підтримки процесу розробки, які допоможуть досягти успіху проекту та забезпечити досягнення бізнес-цілей.

Ваші ключові обов’язки на цьому етапі включають:

• Перегляд дизайну рішення, щоб переконатися, що воно відповідає всім вимогам, і пошук можливостей для задоволення додаткових бізнес-потреб без збільшення технічного обсягу робіт.
• Оновлення та/або переробка документації з вимогами, щоб зробити її корисною для процесу розробки та впровадження технології.
• Взаємодія з фахівцями із забезпечення якості, щоб переконатися, що вони розуміють бізнес-контекст технічних вимог. Цей обов’язок може включати перегляд планів тестування та/або тестових кейсів, щоб переконатися, що вони відображають чітке розуміння функціональних вимог.
• Готовність відповідати на запитання та допомагати вирішувати будь-які проблеми, що виникають на етапах технічного проектування, технічної реалізації або тестування проекту.
• Керувати змінами вимог, щоб впевнитись, що всі працюють з актуальною документацією і що відповідні зацікавлені сторони беруть участь у всіх рішеннях щодо змін.
• За необхідності, керувати тестуванням прийнятності для користувачів, яке проводить бізнес-спільнота, щоб переконатися, що впровадження програмного забезпечення відповідає потребам кінцевих користувачів бізнесу.

Всі ці зусилля допомагають команді розробки реалізувати заплановані переваги проекту та забезпечити позитивну віддачу від вкладених інвестицій.

До теми – Як стати бізнес-аналітиком в IT, якщо нічого не знаєш про бізнес, аналіз та IT. Поради Lead BA

Крок 7 – Допоможіть бізнесу впровадити рішення

Ваша технологічна команда може розробити гарне нове блискуче рішення, яке теоретично відповідає бізнес-цілям, але якщо бізнес-користувачі не будуть використовувати його за призначенням і повернуться до звичного способу ведення бізнесу, ваш проект не досягне початкових цілей. Бізнес-аналітики все частіше залучаються до цього заключного етапу проекту для підтримки бізнесу.

Ваші ключові обов’язки на цьому етапі можуть включати:

• Аналіз і розробку документації про проміжний та майбутній стан бізнес-процесів, яка точно визначає, які зміни необхідно внести в бізнес-процеси.
• Навчання кінцевих користувачів, щоб впевнитися, що вони розуміють усі процеси та процедурні зміни, або співпраця з тренерами, щоб вони могли створити відповідні навчальні матеріали та провести навчання.
• Співпрацю з бізнес-користувачами для оновлення інших активів організації, на які впливають зміни в бізнес-процесах і технологіях.

На цьому етапі необхідно переконатися, що всі члени бізнес-спільноти готові прийняти зміни, які були визначені в рамках проекту.

Крок 8 – Визначте цінність, яку приносить впроваджене рішення

Багато чого відбувається під час реалізації проекту. Обговорення бізнес-результатів. Опрацювання деталей. Вирішення великих і малих проблем. Побудова відносин. Управління змінами. Впровадження технологій. Опанування бізнес-користувачами нових підходів до роботи.

У цьому шквалі активності та зосередженості на результатах легко втратити з поля зору загальну картину. Навіщо ми впроваджуємо всі ці зміни і яку цінність вони мають для організації? І, що ще важливіше, чи ми все ще на правильному шляху? Тобто, чи рішення, які ми впроваджуємо, дійсно приносять ту цінність, яку ми спочатку очікували?

Ніщо не створює більш позитивного імпульсу в організації, ніж послужний список успішних проектів. Але якщо ми не зупинимося і не визначимо цінність, яку приносить рішення, як ми будемо знати, що дійсно спираємося на успішний досвід?

Ваші ключові обов’язки на цьому етапі можуть включати наступне:

• Порівняння фактичного результату з бізнес-цілями проекту, щоб показати, якою мірою були досягнуті початкові цілі.
• Інформування про результати спонсора проекту, а також, за необхідності, команди проекту та всіх членів організації.
• Запропонування подальших проектів та ініціатив для повної реалізації запланованих бізнес-цілей проекту або для вирішення нових проблем, які були виявлені під час оцінки впливу цього проекту.

Як розпочати роботу з системою процесів бізнес-аналізу

Використовуючи цю структуру процесів, ви буде отримувати дедалі більше визнання цінності бізнес-аналізу, і вас почнуть залучати до більш цікавих проектів на більш ранніх стадіях процесу.

Я бачу, що бізнес-аналітики чинять опір впровадженню процесів, оскільки здається, що кожен проект відрізняється від іншого, але коли нема процесу, доводиться весь час вигадувати щось на ходу. І хоча в кожному проекті є свої нюанси, які відрізняються один від одного, це – каркас, на який ви можете спиратися, щоб спрямовувати свої дії.

Він одночасно і структурований, і гнучкий.

Я запрошую вас почати застосовувати цей процес.

І, знову ж таки, це допоможе вам підвищити свою ефективність і надасть впевненість, щоб робити те, що є правильним для вашого проекту і вашої команди, навіть коли ситуація підштовхує вас “просто зробити роботу”.

Ми будуємо нашу професію по одному бізнес-аналітику за раз, і успіх починається з вас.

Оригінальна стаття з сайту Bridging the Gap An Introduction to Business Analysis and the Business Analyst Process Framework, переклад – Альона Бенко, ревью – Іван Вільчавський, графіка з оригінальної статті.