Працюючи зі змінами, важливо розуміти будь-які основні обмеження, які необхідно враховувати. Існує безліч різних типів обмежень, але час і бюджет – це два, які є майже у всіх проектах. Я припускаю, що теоретично можливо працювати в організації, де є занадто багато часу та грошей, але я підозрюю, що більшість із нас вважає, що ми працюємо із проектами, які обмежені у часі та з визначеними бюджетами. Практикуючи роботу зі змінами, ми, ймовірно, намагаємось працювати максимально продуктивно та ефективно в рамках цих обмежень.
Однак не всі обмеження створюються однаково. Деякі обмеження дійсно добре прораховані, і їх порушення матимуть погані наслідки. Я пам’ятаю, як працював над проектом, де передбачався договірний штраф, якщо делівері не відбувалося на певну дату і клієнт неприязно ставився до затримок. Був чіткий логічний мотив витратити більше за короткий термін, щоб зробити все вчасно; будь-які додаткові витрати, які були меншими за обумовлений штраф за несвоєчасність були резонними. Однак інші обмеження здаються менш продуманими.
Я відчуваю, що порушую секрет бізнес-аналітика, вимовляючи це вголос: але я підозрюю, що деякі обмеження мають абсолютно довільний характер. Я підозрюю, що деякі терміни були вигадані на мітингах місяці тому, набагато раніше ніж хтось знав і розумів рівень складності або контекст задачі. Проте якимось чином ці терміни записали так, ніби вони є незмінною істиною. Поставити під сумнів їх – це виступити як єретик … хоча ніхто насправді не може згадати, чому була обрана дата або чому вона така важлива.
Ключовим питанням, яке може допомогти нам досягти ясності, є: «Які ключові результати та цілі ви хочете досягнути?». Їх слід розуміти задовго до початку будь-яких важких робіт, але доволі часто вони розуміються у довільній формі. І різні стейкхолдери можуть мати дуже різні точки зору на те, як виглядає успіх, тому обговорювати це назагал, з усіма, є дуже корисною практикою. Зрештою, цілі впливають на обмеження. Якщо хтось прагне бути “першим на ринку”, це може означати, що час – це все, і бажано якомога швидше щось завершити (навіть якщо це не цілком готовий продукт). З іншого боку, якщо мета полягає в тому, щоб бути найкращим на ринку, це призведе до зосередження на якості, що зумовить можливу затримку, допоки кожна дрібничка не буде ретельно перевірена.
Розуміння обмежень за допомогою “what if…”
Розуміння цілей, результатів та переваг – це початок. На додаток до цього, два потужних слова, які можуть допомогти отримати загальне розуміння обмежень, – “what if…”. Коли ми співпрацюємо з нашими стейкхолдерами, ми можемо ставити запитання з справжнього почуття цікавості. Ми можемо ставити запитання, які дуже багато в чому називаються «експеримент у думках», щоб визначити, що насправді важливо. Ось кілька прикладів:
- “What if we could deliver a week or two late, but the cost was significantly lower. Would that be a good outcome for you?” If the answer is ‘yes’, then this indicated budget is valued over time, and the deadline isn’t as fixed as it appears
- “What would happen if the deadline isn’t met?” There may be genuine consequences; asking this question will help us determine them.
- “If it was a day late, would you still want it?” There are some things that are only valuable if they are delivered on a particular day. For example, delivering a livestreaming platform the day after a conference was supposed to happen is completely useless!
- “What about if we released something earlier, with a smaller scope?” Perhaps the ultimate deadline can extend, but something gets released earlier. This can help determine the type of delivery approach that’s relevant.
- Що, якби ми могли завершити на тиждень-два із запізненням, але вартість була б значно нижчою. Чи був би це хороший результат для вас?» Якщо відповідь «так», то зазначений бюджет важливіший за час, і кінцевий термін не такий фіксований, як здається
- “Що станеться, якщо проект не буде завершено вчасно?” Можуть бути плачевні наслідки; це питання допоможе нам визначити їх.
- “Якщо затримка проекту буде на 1 день чи проект ще матиме сенс?” Є речі, які є цінними, лише якщо вони завершені в певний день. Наприклад, завершувати розробку платформи прямого ефіру на наступний день після того, як мала відбутися конференція, абсолютно безглуздо!
- “Що якби ми випустили щось раніше з меншим обсягом?” Можливо, кінцевий термін може бути продовжений, але щось буде випущено раніше. Це може допомогти визначити тип відповідного підходу до делівері.
Звісно, це лише приклади, але по суті ці питання мають на меті зрозуміти обґрунтування обмеження. Якщо насправді немає обґрунтування, то, чи справді, це те обмеження, якого ми повинні строго дотримуватися? Якщо ми зрозуміємо, які обмеження є податливими, а які ні, ми, зможемо попрацювати з нашими стейкхолдерами для спільного створення рішення, яке найкраще відповідає їхнім потребам.
І фраза «що, якби ..» може нам у цьому дуже допомогти!
Автор статті: Adrian Reed
Взято і перекладено з ресурсу BATimes 30 липня 2021 року